Управление потоком посетителей на выставке

Подготовка выставки требует большой предварительной организационной работы. Это переговоры с участниками, представителями СМИ, обслуживающими службами (охрана, уборка).  Но немаловажным сегментом является правильный подход к расчету потока посетителей и грамотное управлением им.

Это касается общей организации – важно предусмотреть локацию стендов так, чтобы было удобно и участникам, и гостям, чтобы был максимальный доступ и минимальный шанс в появлении столпотворений. Это приводит к малой эффективности работы и может быть травмоопасно для людей.

Встреча: важность первого контакта с гостем

Но, не менее важно умело организовать и направить поток посетителей к каждому участнику, который планирует получить от мероприятия максимум пользы – рекламу, улучшение имиджевой политики и наработку важных контактов, поиск клиентов и партнеров по бизнесу.

Первая встреча решает многое. Если не всё

Для стендистов все начинается со встречи – ее стоит организовать так, чтобы ни один потенциальный клиент не прошел мимо и не ждал более 30 секунд, пока специалист уделит ему внимание. Люди живут в спрессованном ритме и не терпят пустой траты времени на ожидание – многие (по статистике это 62%) решат уйти и окажутся у выставочного стенда ваших конкурентов.

Интересуйтесь людьми

Каждый заинтересованный гость должен почувствовать себя исключительным – проявите заинтересованность и уважительное отношение. Такое начало общения – залог его успешного завершения.

Для начала стоит:

• ответить на все вопросы гостя;
• предложить ему зарегистрироваться;
• определить его заинтересованность, статус и полномочия;
• предложить рекламную продукцию (буклеты, прайсы, проспекты);
• направить посетителя к менеджеру.

Чтобы звено в лице менеджеров не работало впустую, важно на первом этапе проводить профессиональный отбор клиентов и направлять на дальнейшее общение только статусных гостей. Ненужные посетители будут только забирать силы и время, что отрицательно скажется на общем результате и может стать причиной скопления людей, ждущих общения, среди которых наверняка будут те, ради кого вы приняли участие в выставочном мероприятии и затевали застройку выставки.

Подбор персонала для работы на стендах: профессионалы и психологи в одном лице

Руководители и менеджеры должны находиться на месте или в зоне доступности, чтобы оперативно прибыть для важных переговоров. Но это далеко не единственное правило…

Пылесосам – нет!

К умению управлять потоком людей относится и навык распознавать «пылесосов» и быстро их нейтрализовывать – на каждой выставке есть категория посетителей, которые относятся к клану меркантильных зевак. Их задача – что-нибудь себе выпросить: сувениры, газеты, блокноты, любую имиджевую продукцию. Они могут предъявлять любые корочки и настоятельно требовать к себе внимание. При этом стать отпугивающим фактором для действительно ценных клиентов. Поэтому важно их распознавать и быстро нейтрализовать.

Держи клиента крепче и передавай как можно бережнее

Солидный клиент передается «по технологической линии от одного менеджера – к другому, вплоть до руководителей или полномочных лиц. И к каждому клиенту стоит найти свой подход – каждый стендист должен быть непросто специалистом в определенной отрасли, а в первую очередь грамотным психологом и физиономистом. От этого напрямую зависит насколько крупная «дичь» попадется в силки.

Девчонки здесь не для мебели!

Персонал, его профессионализм и разумный подбор – залог успеха. Длинноногое девушки в мини - это хорошо, это красиво. Важно, чтобы они вызывали любование, но не желание переключиться на переговоры с ними по поводу ближайшего свободного вечера. Менеджеры не должны производить впечатление людей, которые приехали, чтобы потусоваться и выпить за встречу с компаньонами.

Важность безопасности – не сбрасывайте это со счетов

Что еще может сказаться на потоке людей у вашего стенда позитивно или негативно? Его местоположение. Идеальный вариант — это центр по прямой от входа, вертикальный указатель, который виден со всех точек выставки. Это и чистота, которую должны обеспечить соответствующие подразделения организаторов. Немаловажную роль играет освещение и конфигурация самого стенда, правильное зонирование, отсутствие открытых проводов и порожков. Безопасность и комфорт гостей – это залог предстоящих переговоров и их успеха.