Предвыставочный период: что это и из чего он состоит?
Предвыставочный период – это время от принятия решения о проведении выставки до непосредственного участия в выставке. Данный отрезок времени является не менее важным, чем период выставки, ведь именно здесь закладывается основа для успешного проведения выставки в соответствие с поставленными задачами и целями.
Таймлайн
Предвыставочный период традиционно имеет чёткую последовательность действий в заданные промежутки времени. Чёткое следование оптимизированному расписанию позволит максимально качественно подготовить выставку и при необходимости внести необходимые коррективы. Обычно предвыставочный период начинается за год до проведения мероприятия. Это стандартный отрезок времени с хорошим запасом на выполнение всех необходимых приготовлений. С ключевыми из них следует ознакомиться подробно.
Планирование и постановка задач
Любая выставка начинается с планирования и постановки задач. Исследования показали, что 70 % участников выставки не уделяют должного внимания подготовке к выставке, а особенно постановке целей и задач. Это совершенно неверный подход к организации выставки, которая не приносит никаких дивидендов, кроме затрат, очень часто ощутимых затрат.
В общем смысле главные цели на выставку можно выразить во вполне чётких формулировках:
- укрепление отношений со старыми клиентами и партнёрами;
- налаживание отношений с новыми клиентами и партнёрами.
Подобные формулировки верны, ведь любая коммерческая деятельность направлена на получение прибыли.
Задачи в таких случаях упрощаются ещё больше и звучат вполне конкретно, например:
- привлечение 10 новых клиентов;
- заключение 5 договоров;
- найти новых дистрибьюторов;
- и т.п.
Разработка концепции выставки
Концепция выставки включает в себя также вполне конкретные и понятные элементы. Ожидаемо, что это потенциальные клиенты и целевая аудитория, а также продукт (продукция), который экспонент желает предложить на выставке. Принципиально важно, чтобы целевая аудитория была готова воспринять этот продукт, то есть выставка должна быть отраслевой или универсальной, на которой наверняка найдутся заинтересованные посетители. Проекты выставочных стендов также важны.
Утверждение бюджета
Бюджет проведения выставки складывается из трёх составных частей – расходы на предвыставочный, на выставочный и на поствыставочный периоды. Первый этап является наиболее важным и традиционно самым большим. Но важнее не просто заложить в бюджет огромную сумму, а обеспечить его правильное и рациональное распределение.
Сотрудничество с организаторами выставки
Организаторы выставки – это важнейшие партнёры экспонента. Именно с ними
- решаются все организационные и подготовительные вопросы;
- обсуждается выставочная площадь;
- ищутся компромиссные варианты решения возникших вопросов и проблем;
- и др. вопросы, связанные с организацией выставки.
Нередко обсуждается и будущая помощь во время проведения выставки для привлечения новых клиентов, например.
Заявка, предоплата и заказ стенда
Заявка – это первый документ, который подаётся в предвыставочном периоде, до застройки выставки. Такой документ является подтверждением желания экспонента принять участие в выставке. За заявкой в скором времени подписывается договор с организаторами выставки, вносится предоплата, а также бронируется определённое место на выставочной площади. Это краеугольный камень подготовительного периода, ведь с этого момента можно приступать к изготовлению выставочного стенда, конечно, заказав его дизайн и монтаж у профессиональной организации. По завершении макетирования стенда, начинается его изготовление, а в компании приступают к обучению персонала (стендистов, администраторов и промоутеров).