Охрана выставочных стендов: зачем она нужна и как её обеспечить?

Каждая организация, которой хотя бы единожды за весь период ее деятельности приходилось участвовать в местных, региональных или международных выставках, представляет себе, насколько сложен процесс организации деятельности стенда. В его рамках требуется не только должным образом оформить выставочное пространство, но и обеспечить достаточное количество раздаточных материалов, подобрать стендистов, которые справятся с работой на данном объекте, разработать презентационные видео, буклеты, образцы продукции. Но самое важное – на фоне этих хлопот не забыть об организации охраны стенда.

Как показывает практика компаний-завсегдатаев профессиональных конференций и бизнес-мероприятий, такие события всегда привлекают большое количество не только потенциально полезных людей (партнеров, клиентов, экспертов), но и огромное количество случайных личностей, праздно шатающихся, выискивающих бесплатные выгоды. По данным негласной статистики, на 1 вероятного клиента на выставках со свободным посещением приходится 9 бесполезных контактов. Больше всего неудобств доставляют:

• Группы детей и подростков.
• Пенсионеры, собирающие листовки и буклеты для макулатуры.
• Подозрительно выглядящие личности, выискивающие все, что плохо лежит.

Оградить компанию от бессмысленной раздачи визиток и листовок людям, которые никогда ими не воспользуются по назначению, можно несколькими способами. Например, расположив стойку с раздаточным материалом возле ресепшн или предоставив вручение полиграфии специально нанятым промоутерам. Такие вопросы учитываются при проектировании выставочных стендов.

Стоит ли назначить ответственного за охрану стенда? Безусловно!

Работа на мероприятии с сотнями и тысячами посетителей – процесс изнурительный. Особенно тяжело приходится персоналу, который имеет дело с многодневными выставками. Даже если они продолжаются всего 2-3 дня, это порядком изматывает и притупляет бдительность сотрудников. Известны случаи, когда на подобных событиях посетители воровали не только раздаточные материалы, образцы продукции или экспонаты, но и важные бумаги, документы компании, личные вещи сотрудников, оборудование, используемое для проведения презентаций. Чтобы подобного не происходило, рекомендуется:

• Назначить одного и или нескольких человек (например, из техобслуживания) на выполнение роли охранников локации.
• Хранить все важные вещи, от личных до комплектов раздаточных материалов за стойкой ресепшн, в самом труднодоступном для посетителей месте.
• Не выставлять напоказ ценные предметы, дорогостоящие материалы, инструменты и продукцию (для этого можно обзавестись специальными витринами, застекленными демонстрационными площадками.
• Допускать к техническому обслуживанию оборудования стенда только собственных экспертов компании.

Если речь идет о серьезном мероприятии, показе эксклюзивных изделий, ноу-хау, уникальных разработок на выставочном стенде на заказ, имеет смысл нанять на время проведения выставки охранника с опытом работы. Отрабатывая свой гонорар, он будет выполнять работу грамотно и четко, со стенда гарантированно ничего не пропадет.