Персонал для работы на выставке: ищем, отбираем, обучаем

Выставка, демонстрирующая максимальную отдачу, эффектная презентация компании, а также убедительная демонстрация достоинств ее продукции реальны лишь при условии, что на стенде работают опытные представители данной структуры. В идеале, ими должны быть опытнейшие сотрудники предприятия, прекрасно разбирающиеся в своем деле, коммуникабельные и способные доходчиво объяснять любые моменты, касающиеся деятельности компании.

Создание универсальной команды, которая отправится на выставку и возьмет в свои руки процесс ее устройства и проведения – весьма ответственная задача. Ее должен взять на себя руководитель. Отбор специалистов должен выполняться им с оглядкой на:

• Населенный пункт и локацию, где запланировано мероприятие.
• Время старта и закрытия выставки, ее продолжительность.
• Масштабы события, возможные выгоды от участия в нем.
• Специфику продуктов, изделий, материалов, которые требуется презентовать.
• Примерный портрет гостей события, его совпадение с портретом целевой аудитории.

Для некрупного мероприятия потребуется минимум 3 участника: один – для гостей, ответов на их вопросы, раздачи буклетов; второй – для техподдержки, гарантии работоспособности выставочного стенда на заказ; третий – для несения ответственности за стенд (обычно это лицо, которому поручен контроль работы остальных, решение важных вопросов, заключение договоренностей с крупными клиентами). Для более солидных и масштабных бизнес-встреч число стендистов может увеличиваться в разы.

Очень важно, чтобы в команде, являющейся лицом компании, были представители обоих полов, молодые и активные личности, а также люди старшего возраста. Нежелательно включать в состав этой временной группы людей с плохим здоровьем, низкой стрессоустойчивостью.

Кто подойдет на роль стендистов?

По данным мировой статистики, успех выставки любого формата на 80% зависит именно от действий персонала. Многие посетители составляют хорошее мнение об экспоненте только благодаря приятным, ненавязчивым и способным быть полезными стендистам.

Директору компании важно выделить из коллектива от 4 до 8 штатных работников, каждый из которых будет представлять следующую категорию стендистов:

• Топ-менеджеров (им предстоит отвечать за переговорную часть, наработку новых профессиональных связей, поддержание коммуникации со старыми клиентами).
• Отдел продаж (прямое взаимодействие с посетителями, ознакомление его с продукцией компании, информирование о ее конкурентных преимуществах – возможности для этого должны учитываться в проекте выставочного стенда).
• Технический отдел (сотрудники, обеспечивающие исправность, своевременную починку и полноценное функционирование всех экспонатов стенда, берущие на себя выкладку образцов продукции, сборку выставочного конструктора, консультирование относительно технических тонкостей производственного цикла).
• Маркетинговый отдел (проведение соцопросов, мониторингов, фокус-групп, реализация стендовых мероприятий, общение с репортерами, представителями СМИ, госструктурами и аналогичными организациями).

Для слаженной работы фирменной выставочной локации обязательно потребуется назначить стенд-менеджера – человека, ответственного за работу площадки. Ему будет доверено руководить работой стенда, координировать его охрану, уборку, поставку раздаточных материалов, созвон с главным офисом и аналогичные обязанности. Если выставка предстоит слишком серьезная и своими силами справиться с ней проблематично, тогда имеет смысл привлечь временный персонал: переводчиков, промоутеров, официанток, грузчиков, барменов, уборщиц, ресепшионистов, хостесс, охранников.