Выставочные экспозиции – удачное решение для продвижения коммерческих и некоммерческих проектов. Но добиться положительной реакции избалованной столичной аудитории, на самом деле, не так просто, как может показаться на первый взгляд. Именно поэтому важно ответственно и со знанием дела подойти к организации выставочного мероприятия. Подготовка и проведение экспозиции проходит в несколько этапов, подробнее о которых вы можете узнать из этого материала.
Общий алгоритм подготовки к проведению экспозиции
От слаженности действий организаторов выставочного мероприятия, во многом зависит эффективность воздействия на аудиторию и то, насколько правильно и точно будет воспринята та или иная информация. Предлагаем вашему вниманию обобщенный алгоритм действий по подготовке и проведению экспозиции:
Начать стоит с составления графика проведения выставочных мероприятий. В идеале, такая сетка составляется в начале года. Предварительно необходимо тщательно проанализировать и дать правильную оценку потребительскому спросу. Работа над рекламной компанией – этап, важность которого также не стоит недооценивать.
Организаторы экспозиции должны получить максимально точные и достоверные сведения о сроках поставки и стоимости товаров, сроках застройки выставки, периоде продаж, вариантах оплаты и т. п. Все эти и многие другие моменты должны найти отражение в договоре, заключаемой между заказчиком экспозиции и исполнителями, выбранными для реализации задачи.
Выставочный бизнес не терпит недочетов. Задолго до официального открытия экспозиции важно продумать все без исключения организационные моменты. Уже во время проведения выставки необходимо вести анализ и оценку, которые помогут определить наиболее популярные группы изделий. Далее результаты исследований необходимо передать поставщику. Такие действия со стороны организаторов позволяют получить уверенность в своевременной поставке достаточного объема популярных товаров. Анализ активностей посетителей также позволяет выявить наименее востребованные группы изделий, которые лучшее незамедлительно изъять из ассортимента.
Реализация корректного плана выставочного мероприятия позволяет получить нужные знания и полезный опыт всем участникам выставки. На заключительном этапе важно составить отчет по результатам участия в экспозиции, где следует выделить лидеров продаж, уделить внимание конструктивной критике, отвести место требованиям и пожеланиям посетителей. Анализ этой информации позволит предотвратить ошибки при организации следующих выставок.
Работа с дилерами и рекламная кампания
Одним из ключевых моментов организации выставочных мероприятий, наряду с проектом выставочного стенда, является переговорный процесс между экспонентом и дилерами. Проведение такого диалога не стоит откладывать в долгий ящик. Оптимально провести переговоры за пару месяцев до старта проекта. Важно обсудить:
Масштаб выставки.
График проведения монтажных и демонтажных работ.
Предполагаемые объемы продаж.
Период проведения экспозиции.
Также необходимо заранее обсудить и при необходимости согласовать спорные моменты по развитию рекламной кампании. Договор между всеми участниками экспозиции заключается только после прихода к общему мнению по всем вопросам. Таковы условия современного выставочного бизнеса, которым важно следовать для получения наилучшего конечного результата!
