Организация выставочного пространства: правила и советы

Проведение крупномасштабных выставок и специализированных ярмарок требует серьезной организационной подготовки целой команды специалистов. Подобные мероприятия проводятся для того, чтобы улучшить имидж компаний-участниц, укрепить их социальные позиции и помочь в поиске потенциальных партнеров или клиентов.

Но особым пунктом стоит организация потока посетителей в оптимальном режиме. Ведь все предварительные усилия могут быть сведены на нет, если конечный результат не достигнет цели – когда посетители и гости не смогут продуктивно пообщаться со стендистами и получать максимум полезной информации.

Если подойти к этому вопросу со знанием дела и грамотно организовать поток людей у каждого выставочного стенда на заказ, успех и безопасность мероприятия будут гарантированы.

Методы управления потоком гостей на выставках и ярмарках

Казалось бы, что в этом деле нет ничего сложного. Но это ошибочное мнение -  существуют специально разработанные методы управления этим процессом. Это:

• Координация, которую станут проводить специально обученные волонтеры или координаторы. Они четко знают расположение всех стендов, ориентацию тематики, могут подсказать, как найти буфет или гардероб, пройти к санузлу или выходу. Эти люди должны в совершенстве владеть технологиями коммуницирования. Их снабжают планами проведения семинаров и мастер-классов, презентаций и конкурсов-розыгрышей. Такие координаторы будут помогать людям быстро найти нужное место и не создавать столпотворений;
• Грамотное разделение места проведения выставки на тематические сектора. Например, если это выставка туристических услуг, то есть смысл разделить ее на такие секторы:
• Санаторно-курортные организации.
• Морские круизы.
• Турагенства.
• Туроператоры.
• Национальные представительства.
• Зарубежные представительства.
• Авиалинии и лоукосты.
• Гостиницы и отели.

Кроме этого для правильной организации потока посетителей выставочный центр делят на сектор общего, куда может попасть любой гость мероприятия, и VIP- зону, вход в которую подразумевает наличие специального приглашения (бейджа). Чаще всего VIP-сектор имеет отдельный вход. Это может быть конференц-зал или банкетный, переговорный зал, в котором предполагается фуршетное обслуживание. Организаторы выставки должны знать определенные рецепты регулирования потоков людей. Кроме уже упомянутых это может быть:

• Расстановка указателей.
• Создание рекреационных зон.

Правильная организация работы стендистов – залог отсутствия столпотворений

Если все будет предусмотрено и организованно правильно, уровень обслуживания посетителей стендистами окажется удовлетворительным. Количество персонала у каждого эксклюзивного выставочного стенда должно быть таким, чтобы специалисты смогли уделить достаточно внимания всем желающим и не собирать у стенда толпы людей. Если возникнет очередь, даже заинтересованный человек может пройти мимо – люди хронически не желают терять время на ожидание.

Чтобы этого не случилось, важно правильно организовать работу с посетителями – верно выбрать маршрут по экспозиции. Он может быть:

• Принудительным.
• Пересекаемым.
• Добровольным.
• Прямым.
• Спиральным.

С каждым клиентом придется общаться разное время – кому-то достаточно будет получить информацию в виде подготовленных буклетов или раздаточного материала, а с кем-то придется пройти к столу переговоров и возможно подписать первичные договора о сотрудничестве. Все эти усилия направлены на конечный результат – продвижение товара или услуги в определенном сегменте рынка.