Работа за выставочным стендом: правила и советы

От организации работы за стендом во многом зависит успех участия компании в выставке или ярмарке. Даже самое неперспективное мероприятие можно сделать более живым, если привлечь достаточное количество заинтересованных посетителей. Для этого придется провести серьезную подготовительную работу.

Сами организаторы заинтересованы в привлечении большего числа посетителей и поэтому они станут задействовать все резервы, проводя рекламную компанию этого мероприятия. Но участникам не стоит в этом вопросе расслабляться и надеяться исключительно на старания организаторов.

Этапы подготовительной работы: база данных и пригласительные

В процесс подготовительных работ важно плотно поработать с собственной базой данных, которая должна пополняться от выставки к выставке. Стоит разослать приглашения и лучше для этого не пользоваться только электронной почтой – потрудитесь разработать макет и заказать в типографии стильные приглашения с логотипом компании и фотографиями, которые нужно заблаговременно разослать с просьбой указать заинтересованность в переговорах, назначить день и время.

Со всей клиентской базы обязательно сформируется круг людей для более плотного и предметного общения.

Среди приглашенных могут быть постоянные клиенты и партнеры, с которыми стоит встретиться даже ради поддержания отношений на перспективу. Также стоит охватить потенциальных партнеров – им можно обрисовать выгоды от сотрудничества с вами. Предложите себя в качестве:

• Покупателя.
• Дистрибьютора.
• Инвестора.
• Поставщика.

Также приглашения стоит отправить VIP-персонам – это могут быть руководители ТПП, министры или владельцы крупнейших компаний, руководители бизнес-ассоциаций. На выставку они может быть и не приедут (даже скорее всего), а приглашение получить им будет приятно. Да и вам стоит лишний раз напомнить о себе – это лишним точно не будет.

Согласование и формирование предварительного и окончательного графиков встреч

Через 2-3 недели после того, как были разосланы приглашения, стоит напомнить о себе и поинтересоваться планами на предстоящую выставку, уточнить возможность переговоров на вашем стенде. Так можно составить предварительный график встреч и переговоров. Впереди у вас должно оставаться еще два-три месяца подготовительных работ.

За пару недель – напоминаем!

А вот за одну-две недели до начала работы выставки вам предстоит сделать контрольный звонок и получить подтверждение участия заинтересованных лиц. Так у вас получится окончательная программа предстоящих переговоров. В ней должно быть четко указанно время, дата и тема переговоров. Таким образом, вы сможете сформировать программу переговоров, презентаций и конференций. А это скажется на эффективности вложенных в застройку выставки денег.

Стенд и персонал: требования и пожелания

Относительно требований к самому стенду, то его дизайн и вся концепция должны в полной мере соответствовать положению вашей компании на рынке, целям участия в этом мероприятии, возможности быть конкурентоспособным относительно других стендов. В нем должны сочетаться вкусы заказчика и исполнителя. Это все крайне субъективно и каждый участник выставки вправе решать концептуальное видение самостоятельно. Лишь бы это было эффективно и принесло ожидаемый результат.

Также работа за выставочным стендом предполагает умение общаться с гостями и управлять человеческим потоком, из которого придется вычислять перспективных клиентов и перенаправлять их для дальнейших переговоров к менеджерам высшего звена. Важно иметь под рукой в достаточном количестве сувенирную и имиджевую продукцию, рекламный и раздаточный материалы. Что же касается стенда, то он должен быть:

• Привлекательным;
• Умело разбитым на зоны,
• Хорошо освещенным;
• Безопасным для посетителей.

На самом видном месте стоит расположить информацию о ваших предложениях с логотипом компании и контактными данными, выполненными крупным шрифтом в ярких цветах. Лучше всего для его расположения выбирать место напротив входа по центру. Рядом должна быть вертикальная высокая стела-указатель, по которому ваш стенд можно увидеть с любой точки выставки.